Как избежать пересортицы при поставке товара из Китая на маркетплейс: проверка партии до отгрузки

Что такое пересортица

Пересортица — это когда общее количество товара сходится с заказом, но поставщик перепутал позиции внутри партии.

Пример: вы заказали 400 футболок размера M и 300 размера L. Поставщик отправил 380 штук M и 320 штук L. Общий итог — 700 футболок, все сходится. Но 20 единиц перепутаны.

Пересортица встречается в каждом втором отчете наших инспекторов.

Почему возникает ошибка

На китайских фабриках путаница чаще всего случается на пяти этапах:

1. Во время обработки заказа (менеджер переносил данные и ошибся в цифрах).

2. На сборке (рабочие на конвейере взяли не ту коробку).

3. На фасовке (товар разложили по неправильным пакетам).

4. При наклейке этикеток (штрихкоды перепутали местами).

5. При погрузке (на складе консолидации перепутали паллеты).

Риск выше, если у вас сложная матрица: широкая размерная сетка, много цветов и среди них есть похожие, а индивидуальные упаковки выглядят одинаково.

Отдельная проблема — несогласованная замена. Если у фабрики закончилась ткань нужного цвета или нужный размер, поставщик может молча положить похожий товар. Для него заказ выполнен. Для импортера это гарантированные проблемы.

Что подготовить до инспекции

Предоставьте инспектору спецификацию. Соберите все требования в один документ. 

Для каждой позиции четко пропишите:

• внутренний артикул (SKU);

• название и модель;

• точный цвет и размер;

• комплектацию;

• точное количество;

• штрихкод;

• фото эталона;

• требования к упаковке и этикетке;

• сколько штук должно быть в одном коробе;

• можно ли мешать разные позиции в одной коробке.

Пример таблицы для спецификации:

*ФУТ-001-М — пример артикула, чтобы показать структуру данных

Что еще зафиксировать в техзадании:

• какие позиции проверять в первую очередь;

• сколько коробов вскрыть для выборки;

• для каких SKU нужен стопроцентный пересчет;

• что именно считать ошибкой;

• когда останавливать отгрузку;

• какие фотографии прислать в отчете.

Заранее детально опишите в ТЗ спецификацию, образец, количество, упаковку, маркировку и объем проверки.

Как инспектор проверяет партию

1. Оценивает готовность 

Перед проверкой специалист связывается с фабрикой и уточняет дату визита. Если готова только половина заказа, ожидают окончания производства. Нельзя проверять часть партии и выдавать это за контроль всего заказа.

До вскрытия коробов инспектор считает общий объем груза. Сколько товара заказано, сколько упаковано, сколько коробов готово к отправке. Есть ли у фабрики итоговый упаковочный лист (Packing list).

2. Изучает маркировку коробов

Инспектор сверяет данные на коробках с упаковочным листом. Он проверяет номера коробов, артикулы, цвета, размеры, количество штук внутри, вес и габариты. При этом надпись на коробке ничего не гарантирует, так как внутрь  могли положить другой товар.

3. Вскрывает коробки из разных мест

Выборку берут случайным образом из разных частей склада и с разных паллет. Обязательно вскрывают коробки с похожей маркировкой, чтобы поймать путаницу.

Заказывайте полный пересчет, если:

• товар дорогой;

• позиции визуально похожи;

• ошибка заблокирует ваши продажи на маркетплейсе;

• вы везете товар сразу на несколько складов;

• фабрика уже ошибалась раньше.

Внутри коробки инспектор сверяет цепочку: товар → этикетка → код на товаре → маркировка короба → упаковочный лист.

4. Пересчитывает позиции отдельно

Не верьте общим цифрам. Считать нужно каждый артикул отдельно.

5. Проверяет штрихкоды и маркировку

Инспектор берет сканер и проверяет коды. Они должны считываться с первого раза, соответствовать артикулу, цвету и размеру. Если товар подлежит обязательной маркировке, то задача инспектора в Китае — проверить, нанесены ли коды, читаются ли они сканером и совпадают ли с вашим заданием. Важно: юридическую сторону маркировки инспектор проверить не сможет.

Что должно быть в отчете инспектора

Хороший отчет показывает точное место ошибки. В нем должны быть:

• фото всей партии на складе;

• фото маркировки коробов снаружи и товара внутри;

• крупные фото этикеток и штрихкодов;

• таблица «заказано / проверено / найдено»;

• номера коробов, где нашли ошибку.

Что делать, если инспектор нашел ошибку

1. Запретите погрузку ошибочных коробов.

2. Изолируйте их от остальной партии.

3. Вскройте все коробки с этим же артикулом.

4. Пересчитайте весь затронутый ассортимент.

5. Попросите фабрику исправить этикетки, переупаковать товар и переписать упаковочный лист.

6. Отправьте инспектора на повторную проверку.

7. Разрешайте отгрузку только после того, как фабрика исправит все ошибки.

Если пересортица возникла по вине фабрики и требуется повторная проверка, заказчик может согласовать с поставщиком оплату повторной инспекции за его счет. 

Чек-лист перед отгрузкой

Проверьте себя перед тем, как переводить финальный платеж фабрике:

• У вас есть одна финальная спецификация, утвержденная поставщиком.

• Для каждого товара прописаны артикул, цвет, размер и комплектация.

• У инспектора есть фото эталона или физический образец.

• Упаковочный лист готов и проверен.

• Фабрика знает, можно ли смешивать разные SKU в одном коробе.

• Инспектор вскрыл коробки из разных частей партии.

• Есть точный поштучный пересчет по каждому артикулу (для дорогих товаров).

• Штрихкоды проверены сканером и читаются.

• Ошибки исправлены до того, как товар уехал со склада поставщика.

• После исправлений инспектор проверил партию еще раз.

Предотвратить пересортицу в Китае значительно дешевле, чем разбираться с ней на складе маркетплейса. QCGO проверяет готовую партию в Китае по спецификации заказчика: пересчитывает позиции, сверяет размеры, цвета, комплектацию, упаковку и маркировку, фиксирует расхождения в фотоотчете и помогает исправить недочеты до отгрузки.